İŞLETMELERDE PRATİK BÜTÇE YÖNETİMİ – 2

MODERN BÜTÇE YAKLAŞIMLARI

General Electric’in CEO’su Jack Welch, geleneksel bütçe sisteminin “Amerikan şirketlerinin baş belası” olduğunu düşünüyordu. Geleneksel bütçeleri kaldıran ilk yöneticilerden biri oldu. Volvo, American Express, Ikea, Pfizer, HSBC, BestBuy, Volkswagen, Mercedes gibi devler de “yaşayan bütçeler”i kullanan öncüler arasında. Onlar gibi bugün pek çok Türk şirketi, değişen ekonomik koşullar karşısında gereken aksiyonu alabilmek için bütçelerinin dokunulmazlığını kaldırıyor. Bütçeler, bugün yaşayan organizmalar olarak değerlendiriliyor.

Türkiye, geçmişinden bugüne 15 büyük kriz yaşadı. Yani Türkiye ekonomisi ortalama 5-6 yılda bir kriz gördü. 1994, 1998, 2001 krizlerin de bu rakam 4 yıla kadar indi. Bütün bu tabloya arada yaşanan dalgalanmaları ise belirtmiyoruz.

Sık yaşanan krizler ve dalgalanmalar, ekonomi aktörlerinin tahminlerini, hedeflerini her zaman alt üst etti. Pek çoğu bu gerçek nedeniyle öngörüde bulunmaktan ve bunu beyan etmekten kaçındı.

Diğer bir gerçek ise küreselleşme… Dünya ekonomileri giderek bir bütün haline gelmeye başladı. Öyle ki dünyanın herhangi bir ekonomisinde yaşanan gelişmeler diğer ülkeleri de etkilemeye başladı. Bugün ABD menşeili krizin dünya çapında yarattığı olumsuz etkinin arkasında ise bu gerçek var. Krizin yoğun etkisinin yaşandığı bir günde görüştüğümüz bir sigorta şirketinin genel müdürünün, “Bugün yapılan tahminlerin 2 saat sonra hiçbir hükmü olmayabilir” sözlerinde de bu gerçeği bulmak mümkün.

Bütün bunları neden yazıyoruz? Şirketler, son yıllara kadar geleneksel bütçe yöntemiyle çalışıp buna göre hedeflerini, planlarını belirliyordu. Hazırlanan bütçe, yıl boyunca şirketin rotasını çiziyordu. Yukarıda anlatmaya çalıştığımız tablo ise geleneksel bütçe anlayışını son yıllarda tamamen tersine çevirdi.

Artık bütçeler yılda bir kez yapılan ve değişmeyen, yalnızca muhasebe iş birimi tarafından oluşturulan yıllık planların ötesine geçti, işletmelerin eylem planı halini aldı. Modern bütçe yaklaşımında dinamik, kurum olarak sahiplenilen, kolay revize edilebilir esneklikte ve kurumunhedefleri ile direkt ilişkili yıllık planlar kullanılmakta. Buna ek olarak, bütçe kurgusunda kullanılan enflasyon, kur vb global parametreler, oluşturulan baz bütçelerden farklı senaryoların kolaylıkla üretilebilmesi ve bu senaryoların ayrı ayrı değerlendirilebilmesine olanak tanımaktadır.

Dinamik bütçeleme yapısında bütçeler güncel varsayımlar altında yapılmakta ve sürekli olarak yaşanan dönemler için bütçe-gerçekleşme sapma analizleri yapılmaktadır. Bu sonuçları oluşturucak dinamik bütçe çalışmaları, karar vericilere, olası iyi ve kötü performansı ölçümleme ve gerçekleşen sonuçlara göre, operasyonel ve stratejik hedefleri ile ilgili revizyon yapma ve aksiyon alabilme şansı sunmaktadır.

Kurum olarak sahiplenilen veya birfiil katkıda bulunulan bütçe süreci, yalnızca muhasebe işbiriminin sorumluluğunda olmayan, tüm organizasyon birimlerinin sürece dahil olması katkıda bulunulan, ayrıca kontrolünde ve denetiminde olan bir önemli operasyonel eylem planı olma özelliği taşımaktadır. Klasik anlamda bütçe sonuçlarının projeksiyonel mali tabloları (Gelir Tablosu, Bilanço, Fon Akım Tablosu ve Nakit Akımı vb) üreterek “Finansal Planlama” ya hizmet edeceği düşünüldüğünde, kurumsal olarak sahiplenilen ve tüm iş birimleri bazında detaylandırılan bir bütçe sürecinin “Operasyonel Planlama” altyapısını oluşturacağı ve sonuçların daha gerçekçi olacağı kaçınılmaz olumlu bir sonuçtur.

Kolay revize edilen bütçe sistemi, işletmeyi olası makro değişikliklere karşı B, C ve diğer planları üretebilme yeteneğini arttıracaktır. Bütçe oluşturma ve yürütme kültürünü yerleştirmiş ve bütçeyi yönetim aracı olarak kullanan işletmelerde bütçe revize çalışmaları en az temel bütçe kadar önemesenmektedir, zira revize bütçe çalışmaları bir taraftan değişen koşulların bütçeye adaptasyonunu sağlarken diğer yandan da olası gözden kaçan kritik konuların bu süreçte tekrar ele alınmasına ve planlamaların revize edilmesine olanak tanınmış olur.

Kısa dönemli kurumsal hedeflerin işletmelerin gerçekleri ile birlikte ele alındığı ve modellendiği, buna göre finansal olarak değerlendirildiği ve sayısal rakamlarla ifade edildiği en önemli yönetim aracı bütçelerdir. Planlama yapılırken ve bütçe hazırlanırken temel senaryo önceki bir kaç yılın gerçekleşme düzeylerinin incelenmesi, buna göre ortalamalarının hazırlanması ve bunun üzerine kısa süreçli hedeflerin yerleştirilmesi ve son olarak da kaynakların oluşturulmuş olan hedeflere ulaşmada yeterli olup olmayacağının sınanmasıdır.

“Eğer şu gerçekleşirse ne sonuç olur?” (What-if?) sorusunun yanıtı, bir başka deyişle bütçe sisteminde senaryo ve simülasyon çalışmaları aslında bütçe süreçlerindeki en önemli yeniliktir. İşletmeler yaptıkları planların alternatifli senaryolarını üreterek olası her türlü değişikliği ve bunun sonuçlarını görebilmekte ve buna göre stratejilerinde ve operasyonel planlamalarında durum değerlendirmesi yapabilmektedirler. Senaryo/Simülasyon (What-if) işletmelere çok önemli bir rekabet avantajı sağlamaktadır. Bütçede senaryo/simülasyon yeteneği olan bir işletme, oluşacak bir senorya da, -Örneğin; bir döviz dalgalanmasında, bunun olası etkilerini görmek gibi - atacağı adımları rakiplerine nazaran çok daha önce belirleme şansına sahiptir.

Modern bütçe yaklaşımında günümüzde uygulanan bir yöntem de “Kayan Bütçe” (Rolling Forecast) yaklaşımıdır. Kayan bütçeler gerçek zamanlı görünürlüğün yakalanması, hedeflerin daha doğru tahmin edilebilmesi için yapılan bir çalışmadır. Bir yılın 4 çeyrek dönemden oluştuğunu göz önünde bulundurur ve her bir çeyrek gerçekleşme sonuçlarına bağlı olarak 4 çeyrek dönemi ileri doğru projekte eder ve bu çalışmayı her bir çeyrek dönem kapanışı sonunda yaparsak, kayan bütçe yapısını uygulamış oluruz. Burada ileriye doğru sürekli olarak 1 yıllık bir projelsiyona sahip olmak gibi bir avantajı kullanırken diğer taraftan da her bir çeyrek başlangıcında bütçeyi daha gerçekçi ve güncel sonuçlarla yenileme olanağı bulabiliriz.

Bütçe verilerinin gerçekleşen sonuçlarla kıyaslanması ve olası sapmaların analiz edilmesi ve buna bağlı olarak ilgili aksiyonların operasyon/yönetim seviyelerinde alınması bütçenin bir karar-destek aracı olarak işletme performansına etki etmesi bakımından önem taşımaktadır. İşletme süreç iyileştirme çalışmaları, stratejilerin geliştirilmesi, taktiklerin değiştirilmesi ve kurumun tüm iş birimleriyle bunu algılaması ve uygulaması bütçenin sonuçlarının doğru anlaşılabilmesi ve kullanılabilmesi ile mümkündür. Günümüz işletmelerinde bu yaklaşım teknolojik imkanlar ve yazılım uygulamalarının gelişmesi ve kullanım yaygınlığının artmasıyla sağlanmaktadır.

Global anlamda şirketlerin mali yıl başlangıçları takvim yılı ile aynı olmayabilir. Bir şirketin mali yıl başlangıcı Ocak iken bir başkasının Şubat ya da Mart olabilir. Bu nedenle bütçe hazırlık çalışmalarının tamamlanması ve şirket yönetiminin onayından çıkması her şirketin mali yıl başlangıcından hemen önceki ay döneminde olabilir. Bütçe çalışmaları sektörlere göre ve bütçe hazırlama sürecinde teknolojiden faydalanabilme imkanlarına göre 1 ila 3 ay arasında sürebilir. Bu süreçte şirket üst yönetim hedefleri doğrultusunda iş ihtiyaçları ve piyasa koşulları göz önünde bulundurularak iş planları üretilir ve sonucunda şirketin gelir ve gider senaryoları kurgulanır. Bu anlamda sistematik bir bütçe altyapısı kullanan şirketlerin hemen hepsi bütçeyi bir yol haritası ve yönetim aracı olarak her ay düzenli olarak gözden geçirmektedirler.

Kurumsal Performans Yönetimi, yönetim teoreminin en önemli bileşenlerinden olan bütçenin her ay gerçekleşme verileri kesinleştiğinde düzenli olarak gözden geçirilmesi ve bütçe gerçekleşme sapmalarının analiz edilmesi gerekir.

Sürekli güncellenen bir bütçe her şeyden önce yanlış kararların alınmasını engeller, dolayısıyla büyük para kayıplarından ve yanlış yatırımlardan işletmeyi korur . Her işletme için gelir/gider, nakit akımı ve yatırım süreçlerini dengeli biçimde kurgulayabilmek ve değişen ekonomik koşullara karşı daha dayanıklı bir finansal yapıya sahip olabilmek işletmenin sürekli büyüme potansiyeli ve rekabet edebilme gücü bakımlarından önem taşımaktadır. Örneğin; yabancı para birimlerine dayalı iş yapan bir sektörde bütçenin güncel kur değişimlerinin getireceği olumlu/olumsuz etkileri içeren bir yapısıya sahip olması gerekir, aksi taktirde daha karlı gözüken işletme sonucu zararda, zararda olan işletme sonucu karda gözükebilir ve buna bağlı olarak yanlış iş aksiyonları (finansal veya operasyonel) ile hareket edilebilir. Dolayısıyla sürekli güncellenen (revize edilen) bir bütçe, ekonomik varsayımlarda güncelliğini koruyan ve dolayısıyla bunun etkilerini de içeren bir bütçedir ki gerekli önlemleri işletmenin zamanında almasında bu önemli bir rol oynar.

Diğer yandan bir şirketin yıllık planlarındaki yatırımlar, ihtiyaç duyabileceği finansman ve benzeri işlemler için en son ve güncel şirket finansal durumunu görmek ve kritik iş kararlarını bu sonuçlar ışığında alabilmek önemlidir. Güncel bütçenin şirket karar vericilerine en büyük desteği bu noktada yani karar destek noktasındadır. Şüphesiz tüm bunlar işletme finansal performansına direkt olarak etkilemektedir.

No Comments Yet.

Leave a comment

You must be Logged in to post a comment.